Ochrana oznamovatelů / Whistleblowing
1. OBECNÁ USTANOVENÍ
V souladu se Směrnicí EU č.2019/1937 ze dne 23. 10. 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie (dále jen Směrnice EU), s platností ode dne 17. 12. 2021, a v souladu se zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů zavádí Euroexchange s.r.o. jako povinný subjekt v souladu s článkem č. 8 Směrnice EU způsoby a pravidla pro oznamování protiprávního jednání.
2. PŮSOBNOST A ZÁSADY SMĚRNICE
a) Tato směrnice upravuje pravidla ochrany oznamovatelů protiprávního jednání. Vytváří vnitřní oznamovací systém jako bezpečný postup pro přijímání a šetření oznámení.
b) Tato směrnice je vydána písemně, vzniká na dobu neurčitou, je závazná pro všechny zaměstnance společnosti, ti s ní byli seznámeni prokazatelným způsobem. Směrnice je trvale přístupná všem zaměstnancům způsobem na pracovišti obvyklým, tzn. Extranet společnosti, jiným osobám v době provozu poboček na jednotlivých pobočkách a také způsobem umožňující dálkový přístup – webové stránky společnosti.
c) Jejím smyslem je nastavit a zdokumentovat postupy pro přijímání, správu a šetření oznámení, včetně postupů pro ochranu osobních údajů oznamovatelů, zavést bezpečné nástroje pro přijímání oznámení, zvýšit povědomí zaměstnanců a dalších osob o možnosti zabránit protiprávnímu jednání.
3. ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ
a) Každý oznamovatel, který se v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností dozví o porušování práv Unie a o protiprávním jednání jiných osob, je oprávněn podat oznámení písemně (elektronicky i v listinné podobě), nebo ústně – osobně (v přiměřené lhůtě) i telefonicky.
b) Prací nebo jinou obdobnou činností se pro účely této směrnice rozumí zaměstnání, samostatná výdělečná činnost, dobrovolnická činnost, odborná praxe, stáž, nebo výkon práv a povinností vyplývajících ze smlouvy, jejímž předmětem je poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo jiného obdobného plnění, také ucházení se o práci nebo jinou obdobnou činnost.
c) Totožnost oznamovatele je chráněným údajem, nelze jej sdělit bez výslovného souhlasu oznamovatele třetím osobám, s výjimkou dožádání ze strany orgánů činných v trestním řízení či dalších výjimek stanovených zákonem.
d) Oznamovatelé jsou zákonem chráněni před odvetným opatřením.
e) Odvetným opatřením se rozumí jednání, které bylo vyvoláno oznámením a které oznamovateli může způsobit újmu. Odvetným opatřením je zejména rozvázání pracovního poměru nebo neprodloužení pracovního poměru na dobu určitou, zrušení právního vztahu založeného dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti, odvolání z místa vedoucího zaměstnance, snížení mzdy, platu nebo odměny nebo nepřiznání osobního příplatku, diskriminace, přeložení nebo převedení na jinou práci, pracovní posudek, ostrakizace, neumožnění odborného rozvoje, změna rozvržení pracovní doby, vyžadování lékařského posudku nebo pracovně lékařské prohlídky.
f) Protiprávním jednáním se rozumí jednání, které má znaky trestného činu nebo přestupku, dále jednání porušující právní předpis upravující určité vymezené oblasti (např. daně z příjmů právnických osob, zadávání veřejných zakázek, hospodářská soutěž, zpracování osobních údajů, životní prostředí, ochrany spotřebitele a další zákonem taxativně vymezené oblasti).
g) Příslušnou osobou se rozumí zletilá, plně svéprávná a bezúhonná osoba zodpovědná za přijímání a posuzování oznámení. Ve společnosti Euroexchange s.r.o. je touto činností pověřena osoba a e-mail: oznamovatel@euroexchange.cz, v pracovní dny od 8:00 - 16:30 na tel. +420 703 141 956. Totožnost příslušné osoby, její e-mailová adresa a telefonní číslo jsou zveřejněny způsobem umožňujícím dálkový přístup na webových stránkách společnosti. Spolu s tím jsou na firemním extranetu zveřejněny také informace o implementaci problematiky ochrany oznamovatelů (viz příloha č. 1).
h) Smyslem směrnice je mimo jiné zajistit informační bezpečnost, zajištění anonymního dialogu s oznamovatelem a jeho ochrana.
4. ZPŮSOB PODÁNÍ OZNÁMENÍ
Oznamovatel může podat oznámení:
a) vnitřním oznamovacím systémem, který organizace zřídila
b) prostřednictvím Ministerstva spravedlnosti
5. OZNÁMENÍ JE MOŽNÉ PODAT
a) písemně, v listinné podobě předat osobně
b) písemně prostřednictvím poštovních služeb doporučeným dopisem, nebo dopisem s doručenkou na adresu Euroexchange s.r.o., U Divadla 784, Pardubice, 53002 (Obálku označte NEOTVÍRAT OZNÁMENÍ)
c) písemně elektronicky do datové schránky yd34ypg
d) písemně elektronicky zasláním na zvlášť pro tyto účely zřízenou e-mailovou adresu, k níž má přístup pouze příslušná osoba oznamovatel@euroexchange.cz
e) ústně osobně, pokud o to oznamovatel požádá a s příslušnou osobou si domluví místo a termín,
f) ústně telefonicky, na telefon +420 703 141 956
U všech způsobů podání příslušná osoba zajistí evidenci zákonem taxativně stanovených údajů: datum přijetí oznámení, jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresu oznamovatele, jsou-li tyto údaje příslušné osobě známy, shrnutí obsahu oznámení a identifikaci osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li příslušné osobě její totožnost známa, datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou nebo posouzení oznámení pověřeným zaměstnancem a jejich výsledek.
6. PŘÍSLUŠNÁ OSOBA PO PŘIJETÍ OZNÁMENÍ
a) dodržuje zákonem předepsaný postup a lhůty,
b) vyrozumí oznamovatele o přijetí oznámení do 7 dnů ode dne, kdy oznámení přijala,
c) zajistí, aby oznámení obsahovala zákonem stanovené údaje,
d) do 30 dnů posoudí důvodnost oznámení a informuje o tom oznamovatele, ve složitějších případech může tuto lhůtu prodloužit o dalších 30 dnů, nejvýše však dvakrát,
e) osobní oznámení osobně musí příslušná osoba přijmout v přiměřené lhůtě, ne delší 30 dnů,
f) v případě důvodného oznámení navrhne povinnému subjektu opatření k nápravě,
g) pokud oznámení posoudí jako nedůvodné, bez zbytečného odkladu o tom vyrozumí oznamovatele, poučí jej o právu podat oznámení u orgánu veřejné moci,
h) zajišťuje případnou komunikaci s ministerstvem spravedlnosti,
i) navrhuje uplatnění případných postihů,
j) archivuje oznámení po dobu pěti let.
7. OCHRANA INFORMACÍ A TOTOŽNOSTI OZNAMOVATELE
a) Společnost Euroexchange s.r.o. technickými a organizačními prostředky zajistí, aby se s podanými oznámeními mohla seznamovat pouze příslušná osoba. Ta nesmí poskytnout žádné třetí osobě informace, které by mohly zmařit nebo ohrozit účel oznámení.
b) Pokud má příslušná osoba povinnost informaci o totožnosti oznamovatele poskytnout orgánům veřejné moci, souhlas oznamovatele se nevyžaduje, ten ale o tom musí být předem informován.
c) Zpracování osobních údajů je prováděno v souladu s platnou právní úpravou, zejména se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, v platném znění a pravidel GDPR. Osobní údaje nepodstatné pro zpracování konkrétního oznámení, nebudou evidovány a bez odkladu vymazány. Pokud to bude možné, tyto údaje budou anonymizovány.
8. NEPRAVDIVÁ OZNÁMENÍ
Podání vědomě nepravdivého oznámení může být sankcionováno pokutou do 50 000 Kč.
9. Příloha č. 1 Prohlášení o implementaci Směrnice EU o Whistleblowingu
V souladu se Směrnicí EU č.2019/1937 ze dne 23. 10. 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie (dále jen Směrnice EU), s platností ode dne 17. 12. 2021, a v souladu se zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů zavádí společnost jako povinný subjekt v souladu s článkem 8 Směrnice EU způsoby a pravidla pro oznamování protiprávního jednání.
Společnost Euroexchange s.r.o. jako povinný subjekt má zpracovanou vnitřní směrnici pro tuto problematiku, kterou zveřejňuje na svých interních stránkách (extranet / web). Směrnice zavádí vnitřní oznamovací systém jako souhrn postupů při přijímání oznámení, jejich evidenci a zpracování, ochraně totožnosti oznamovatele a ochraně informací uvedených v oznámení.
Každý oznamovatel, který se v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností (Směrnice EU) dozví o porušování práv Unie, může podat oznámení písemně (elektronicky i v listinné podobě), nebo ústně – osobně (v přiměřené lhůtě) i telefonicky.
Každá osoba (oznamovatel), která se v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností dozví o porušování práv Unie a o protiprávním jednání jiných osob, je oprávněna podat oznámení písemně (elektronicky i v listinné podobě), nebo ústně – osobně (v přiměřené lhůtě) i telefonicky. Protiprávním jednáním se rozumí jednání, které má znaky trestného činu nebo přestupku, dále jednání porušující právní předpis upravující určité vymezené oblasti (např. daně z příjmů právnických osob, zadávání veřejných zakázek, hospodářská soutěž, zpracování osobních údajů, životní prostředí, ochrany spotřebitele a další zákonem taxativně vymezené oblasti.
Totožnost oznamovatele je chráněným údajem, příslušná osoba je vázána mlčenlivostí.
Kontaktní údaje příslušné osoby pro příjem a zpracování oznámení:
Telefon: +420 703 141 956
E-mail: oznamovatel@euroexchange.cz
Datová schránka: yd34ypg
Adresa: Euroexchange s.r.o., U Divadla 784, Pardubice, 530 02